Investeren in een systeem voor self-service bezoekersbeheer loont. Het kan zijn dienst bewijzen in alle fases van de Guest Journey. De huidige generatie systemen is efficiënt, comfortabel, gastvrij en kan uw beveiliging naar een hoger niveau tillen. Het systeem kan goed worden afgestemd op uw risico’s en processen en vaak zijn ook koppelingen mogelijk met andere (beveiligings)systemen.

In dit artikel leggen we u uit wat een systeem voor bezoekersbeheer voor u kan betekenen. We doen dit aan de hand van een aantal mogelijke statussen die de bezoeker in het systeem kan krijgen. Naast de voor de hand liggende ‘bezoeker aanwezig’ of ‘bezoeker afgemeld’, zijn namelijk nog veel meer statussen mogelijk. Afhankelijk van uw wensen en processen, kunnen deze worden gedefinieerd en kunnen er toegangsrechten of acties aan worden gekoppeld. We gaan er bij deze voorbeelden van uit dat het systeem voor bezoekersbeheer in elk geval is geïntegreerd in het toegangscontrolesysteem.

Ingepland

Er is een afspraak ingepland.
Geheel geautomatiseerd ontvangt de bezoeker een afspraakbevestiging. Afhankelijk van het type bezoeker en de daarbij horende risico’s of compliance voorschriften, gaat de afspraakbevestiging vergezeld van een routebeschrijving, gasten Wifi-code, huisregels of veiligheidsvoorschriften en een QR-code waarmee de bezoeker toegang tot bijvoorbeeld de parkeergelegenheid en het pand krijgt.

Verwacht

Het is de dag van de afspraak, de bezoeker wordt binnen een bepaalde tijd verwacht.
Deze statusinformatie is van belang voor de gastheer, degene die de bezoeker ontvangt in de centrale ontvangstruimte of degene die de geboekte vergaderruimte moet voorbereiden. Afhankelijk van de procedure in uw organisatie ontvangen deze mensen een melding van het verwachte bezoek.

Op parkeerterrein

De bezoeker komt aan bij de parkeergelegenheid; zijn kenteken of de ontvangen QR-code wordt gescand.
Als bij de bezoekersregistratie ook het kenteken van de auto van de bezoeker is ingegeven, kan het bezoek met open armen, oftewel open slagbomen, worden ontvangen bij de parkeergelegenheid. Is er geen kenteken geregistreerd of gaat er iets mis bij het lezen van het kenteken, dan kan de bezoeker de QR-code scannen die hij heeft ontvangen. Zodra het kenteken of de QR-code wordt gescand bij de parkeergelegenheid, verandert de status van de bezoeker (automatisch) naar ‘op parkeerterrein’. De status ‘op parkeerterrein’ geeft aan dat uw bezoeker is gearriveerd. Zo weet u ook of de bezoeker op tijd of verlaat is. Is de bezoeker verlaat, dan kan de gastheer hiervan een melding ontvangen en desgewenst actie ondernemen.

In gebouw

Bezoeker is aangekomen in de ontvangstruimte van het gebouw en heeft de QR-code gescand bij de receptiezuil.
De bezoeker heeft bij de afspraakbevestiging het verzoek gekregen om de ontvangen QR-code te scannen bij de receptiezuil, als hij in het gebouw aankomt. Zodra deze handeling heeft plaatsgevonden, verandert de status naar ‘in gebouw’ en ontvangt de gastheer een melding dat zijn bezoek is gearriveerd. Als dat bij uw procedures hoort, kan de gast nu een instructievideo bekijken en de huisregels ondertekenen. Werkt u in uw pand nog met tijdelijke toegangspassen voor gasten, dan kan tegelijkertijd deze pas worden geprint met beperkte toegangsrechten. Deze pas kan – als dit zo wordt geprogrammeerd – ook worden gebruikt om (gratis) koffie te halen bij een koffieautomaat. Ook een QR-code kan hiervoor worden gebruikt. Als u op deze manier het proces van bezoekersontvangst inricht, hoeft u geen uitgebreide bemenste receptie neer te zetten. Een ontvangsthal met een digitale receptiezuil, zitgelegenheid, toiletgroep en koffiemachine is voldoende. Door het toevoegen van de status ‘in gebouw’, hebben security of facility managers inzicht in het aantal bezoekers in de open, publiektoegankelijke zone van uw gebouw. Dit kan ook vanuit safety oogpunt zeer relevante informatie zijn.

Aanwezig in beveiligde zone

Bezoeker betreedt de beveiligde zone.
Hoe de bezoekers precies toegang krijgt tot de beveiligde zone, hangt af van de procedures in uw organisatie. Logisch is dat de bezoeker uitsluitend sámen met de gastheer deze zone kan betreden. Bijvoorbeeld na een dubbele verificatie bij het toegangscontrolepunt naar de beveiligde zone. Daar biedt eerst de gast zijn QR-code (of tijdelijke pas) aan, daarna biedt de gastheer zijn toegangspas of -tag aan. In high-secure omgevingen kan ervoor gekozen worden om ook een tijdslimiet toe te voegen aan de toegangsrechten van de bezoeker. Dan krijgt de bezoeker gedurende de tijd van de afspraak toegangsrechten. Is die tijd (plus een uitlooptijd van bijvoorbeeld 1 uur) verstreken, dan vervallen alle toegangsrechten. Mocht de bezoeker binnen die tijd nog niet uit de beveiligde zone of uit het pand zijn, dan kan contact worden gezocht met de gastheer.

De bezoekersstatus ‘aanwezig in beveiligde zone’ draagt op verschillende manieren bij aan de veiligheid binnen organisaties. Bij een eventueel noodzakelijke ontruiming bijvoorbeeld, geeft het inzicht in het aantal mensen dat binnen is.

Afgemeld beveiligde zone

Bezoeker is klaar met zijn afspraak en verlaat de beveiligde zone.
Na zijn afspraak verlaat de bezoeker het beveiligde gebied. Hij biedt bij het toegangscontrolepunt opnieuw zijn QR-code of pas aan. Ook nu kunt u kiezen voor dubbele verificatie, waarbij bezoeker en gastheer allebei hun toegangsmiddel moeten aanbieden. Dit voorkomt dat bezoekers zelfstandig kunnen rondzwerven binnen de beveiligde zone van het pand en het verlaagt de kans op diefstal bij organisaties die dat als risico hebben gedefinieerd. Na de pascontrole krijgt de bezoeker de nieuwe status ‘afgemeld beveiligde zone’ en verliest hij alle tijdelijke toegangsrechten, behalve die voor de hoofduitgang en de parkeergelegenheid.

Pand verlaten

Bezoeker verlaat de openbare ontvangstruimte en gaat naar buiten.
Deze nieuwe status is gekoppeld aan het verlaten van het pand. Hier moet opnieuw de ontvangen QR-code worden aangeboden. Uw bezoeker gaat nu naar de parkeergelegenheid om met zijn auto te vertrekken.

Afgerond

Bezoeker verlaat de parkeergelegenheid via de slagbomen.
Voor de laatste keer gebruikt de bezoeker de toegezonden QR-code. Deze keer om de slagbomen bij de uitrit open te sturen. Als gebruik wordt gemaakt van kentekencamera’s, hoeft de QR-code niet te worden gebruikt. De slagbomen gaan dan automatisch open nadat het kenteken is gescand. Vanaf dit moment verandert de status naar ‘afgerond’. Als u een tijdslimiet instelt tussen de vorige en deze status heeft u nog de mogelijkheid om ongewenst rondzwerven op het terrein van uw organisatie te signaleren en om daar actie op te ondernemen.