Bezoekers en contractors wilt u tijdelijk toegang geven tot uw pand en bepaalde ruimtes daarbinnen. In het verleden waren verschillende medewerkers belast met alle daarbij behorende werkzaamheden. Inmiddels zijn er self-service systemen voor bezoekersbeheer waarmee u deze werkzaamheden kunt automatiseren. U bespaart kosten en tilt uw beveiliging naar een hoger niveau.
Afhankelijk van het type organisatie, komen er dagelijks bezoekers en contractors (leveranciers en onderaannemers) over de vloer. Het beheer van deze bezoekersstromen is tijdrovend. Receptionisten, portiers en medewerkers van de beveiligingsafdeling zorgen ervoor dat bezoekers tijdelijk toegang krijgen tot het pand en bepaalde ruimtes daarbinnen. Ze controleren identiteitsbewijzen en benodigde certificaten. Ze informeren over huisregels en veiligheidsvoorschriften, geven een tijdelijke bezoekerspas uit, informeren een collega over het gearriveerde bezoek en bieden de bezoeker alvast een drankje aan. Hoe meer bezoekers er komen, hoe tijdrovender dit wordt. Én hoe groter het risico op fouten of nalatigheden. Inmiddels zijn er oplossingen die veel van deze processen automatiseren. Hieronder schetsen we wat de mogelijkheden zijn van deze oplossingen aan de hand van de verschillende fases uit de ‘guest journey’.
Toegevoegde waarde bij een afspraakbevestiging
Ieder gepland bezoek, of het nu een contractor of een klant is, begint met een afspraak die wordt bevestigd. Wordt deze afspraak gemaakt in een digitale receptie-oplossing, dan kan er automatisch een bevestigingsbericht (bijvoorbeeld via e-mail, whatsapp, etc.) worden verstuurd naar de bezoeker. In dat bericht kunnen ook andere zaken worden opgenomen, zoals Google Maps voor een routebeschrijving naar uw locatie, een gasten Wifi-code, de huisregels of veiligheidsvoorschriften en een QR-code waarmee toegang tot het parkeerterrein kan worden verkregen. Als dat aan de orde is, kan ook een verzoek om aanvullende gegevens (ID, certificaten en/of vergunningen) worden toegevoegd. De bezoeker kan de gevraagde certificaten, vergunningen of zijn ID/paspoort uploaden, waarna het systeem deze documenten verifieert op geldigheid.
Comfort voor de bezoeker
Op de dag van het bezoek krijgt de bezoeker automatisch toegang tot het parkeerterrein met de ontvangen QR-code. Afhankelijk van uw wensen en de gekozen oplossing, kan een bezoeker ook toegang krijgen met zijn kenteken. In dat geval dient de bezoeker zich vooraf te registreren met zijn kenteken, waarna kentekencamera’s bij de toegangspoort/slagboom hem toegang verlenen.
Eenmaal in het gebouw meldt hij zich bij de (digitale) receptie waar hij een tijdelijke toegangspas met gelimiteerde (tijdelijke) toegangsrechten ontvangt (een vorm van role-based access control). De toegangspas kan worden uitgereikt door de aanwezige gastheer/-vrouw, of door een digitale host in de vorm van een zuil met kaartprintfunctionaliteit.
Gastheer/-vrouw altijd op de hoogte
Bij verschillende digitale receptie-oplossingen is het bovendien mogelijk om van iedere processtap een notificatie te sturen naar de gastheer/-vrouw. Van het verzenden van de uitnodiging, tot de aankomst op locatie en het verlaten ervan. Dit betekent dat zodra de gast aanwezig is, de gastheer/-vrouw daarvan op de hoogte wordt gesteld en de gast snel kan verwelkomen. Ook zijn er mogelijkheden om VOIP Intercom functionaliteit toe te voegen waarmee het mogelijk is om een spraakverbinding op te bouwen met de bezoeker, bijvoorbeeld wanneer deze zich meldt bij de toegangspoort of in de entreehal.
Compliance met safety richtlijnen
Als uw organisatie dat wenst of als dit verplicht is, dan kunnen identiteitsgegevens, certificaten en/of vergunningen van uw gasten vooraf worden gecontroleerd met behulp van webservices die de geüploade documenten (paspoort, ID, BHV- of VCA-diploma, VOG of werkvergunning) controleren op geldigheid en echtheidskenmerken. In dat geval worden deze documenten al opgevraagd in de afspraakbevestiging. Is er sprake van een high-risk locatie dan kan het nodig zijn om een nog betrouwbaardere check uit te voeren van iemands identiteitspapieren. Dit kan met behulp van een gekoppelde paspoort/ID scanner op locatie. De scanner leest specifieke gegevens* uit de RFID-chip die in elk paspoort en elke ID-kaart zit. Deze gegevens worden vervolgens automatisch en foutloos ingevoerd in het systeem van uw organisatie.
Gastvrij, veilig en efficiënt
De ervaring leert dat zowel bezoekers als contractors dit self-service concept vriendelijk en gastvrij vinden. Voor de ontvangende organisatie zijn er veel efficiency voordelen te behalen met dit type oplossing. De druk op de beveiligingsorganisatie vermindert sterk. Tegelijkertijd is het met dit soort systemen mogelijk om automatisch de SLA prestaties van contractors te registreren, zodat makkelijk beoordeeld kan worden of de contractor zijn SLA afspraken nakomt.
Meer rendement met geïntegreerde oplossingen
Er zijn verschillende oplossingen voor bezoekersbeheer beschikbaar. Op zichzelf staande oplossingen en oplossingen die te integreren zijn met bestaande / andere systemen. Stand-alone oplossingen zijn geschikt voor eenvoudig bezoekersbeheer. Voor organisaties waar het bezoekersbeheer complexer is (bijv. ID controle en kentekenregistratie) zijn de oplossingen met integratiemogelijkheden meer geschikt. Bij dit soort oplossingen zijn integraties mogelijk met bijvoorbeeld: de kentekencamera en slagboom bij de parkeerplaats, het aanwezige toegangscontrolesysteem, kaartprinters, Microsoft Outlook Agenda en HR-systemen.
Maatwerk
Welk van de beide type oplossingen voor u de beste is, hangt dus af van uw (integratie)wensen. Daarna komt het aan op het inrichten van het systeem en het realiseren van goed functionerende koppelingen. Afhankelijk van de voor uw organisatie geldende procedures, kunnen eigen workflows worden gemaakt. Met of zonder verificatie van veiligheidsdocumenten bijvoorbeeld. Ook kan veelal de eigen huisstijl worden verwerkt in het systeem.