Dynamisch ontruimen: reageren op incidenten is maatwerk
Met een ontruimingsplan borgt u dat een ontruiming gestructureerd verloopt; zonder paniek en zonder slachtoffers. Toch biedt een ontruimingsplan niet altijd de garantie dat het goed gaat. Het is immers een min of meer statisch plan met vaste vluchtroutes, terwijl incidenten lang niet altijd volgens plan verlopen…
Natuurlijk heeft uw organisatie op papier alle mogelijke risico’s gedefinieerd en de verschillende scenario’s uitgewerkt, inclusief de beste vluchtroutes voor die scenario’s. De BHV-organisatie weet precies wat te doen in deze situaties en er worden regelmatig ontruimingsoefeningen gedaan. Voor veel organisaties is dit ook voldoende. Maar daar waar grotere risico’s zijn, waar gewerkt wordt met chemische stoffen, waar sprake is van immens grote bedrijfsterreinen of een risico op een terroristische of activistische aanslag, is een vaak andere aanpak noodzakelijk.
Hangt er een giftige gaswolk boven uw grote industriële organisatie, dan is het maar de vraag of er überhaupt ontruimd moet worden. Binnen blijven is wellicht veiliger onder deze omstandigheden. Heeft u te maken met een schutter op uw buitenterrein, dan moeten uw mensen zeker niet naar buiten gaan. Ze zouden zomaar recht in het schootsveld van deze schutter terecht kunnen komen… Wordt een bezoeker van uw bioscoop onwel in een van de zalen? Dan volstaat het om uitsluitend deze zaal te ontruimen en de rest van de bezoekers zo min mogelijk te belasten met (de gevolgen van) het incident.
Uit deze voorbeelden wordt meteen duidelijk dat reageren op een incident maatwerk is; zowel voor de opvolging als voor de keuze om te gaan ontruimen en hoe. Dynamisch ontruimen dus. Maar hoe doe je dat?
Verzamelen betrouwbare informatie
Om de juiste beslissingen te kunnen nemen, is betrouwbare informatie over de aard, locatie en ernst van het incident essentieel. Hoe nauwkeuriger de informatie over het incident is, hoe groter de kans is dat uw BHV-medewerkers de juiste beslissingen nemen.
Er zijn verschillende manieren om deze informatie te verzamelen.
Onderzoek door BHV-medewerkers
In niet al te grote gebouwen kunnen uw eigen BHV-medewerkers na een incidentmelding zelf op onderzoek uit. Ze zien dan precies wat er aan de hand is en waar; ze zijn ‘situationally aware’. Gebaseerd op deze informatie kunnen ze nu de juiste beslissingen nemen en bijbehorende acties uitzetten.
Betrokkenen op incidentlocatie
Daarnaast zijn er Incident Response Management systemen, zoals NowForce, die u kunt gebruiken om informatie te verzamelen. In een app kunnen de melder van het incident, de opvolgers/hulpverleners, het beveiligingspersoneel en de operators in een meldkamer of crisiscentrum alle informatie die relevant is met elkaar delen. Op basis van de zo verzamelde informatie, eventueel in combinatie met live beelden van beveiligingscamera’s, kan uw BHV- of crisisorganisatie de juiste beslissingen nemen.
PSIM – Physical Security Information Management software
Verder kunt u gebruik maken van de beschikbare informatie uit de beveiligings- en bedrijfssystemen. Zeker wanneer u beschikt over PSIM software (Physical Security Information Management) zal dit zeer betrouwbare informatie opleveren. Een PSIM verzamelt, filtert en interpreteert data uit al deze systemen en databases en presenteert u alleen de (op dat moment) en voor het incident relevante informatie. Hierdoor heeft u een goed beeld van de situatie ter plaatse en wordt een overkill aan informatie voorkomen.
Van informatie naar actie
Zodra u beschikt over voldoende (relevante en betrouwbare) informatie over het incident (ernst, locatie, ontwikkeling), kunt u beslissen of een geheel of gedeeltelijke ontruiming nodig is of dat er andere maatregelen moeten worden getroffen. Dit los van de benodigde opvolging door hulpdiensten. Afhankelijk van de incidenten die u kunt verwachten, richt u uw alarmorganisatie in en schaft u systemen aan waarmee u de mensen in uw organisatie kunt instrueren bij een incident. Afhankelijk van het gekozen systeem, kunnen uw mensen worden gewaarschuwd met een ontruimingssignaal of via een gesproken instructie. Zie hieronder de verschillende mogelijkheden.
Ontruimingssignaal voor standaardontruiming
Als u een standaardontruiming in gang wilt zetten (en dus alle mensen het pand uit wilt hebben via de bekende vluchtwegen), dan is het voor de hand liggend om dit te doen met het standaard ontruimingssignaal vanuit de ontruimingsalarminstallatie.
Ontruimingssignaal aangevuld met gesproken instructies
Verwacht u dat er aanvullende, flexibele instructies nodig zijn, bijvoorbeeld omdat een bepaalde vluchtweg niet beschikbaar is, is een Type A ontruimingsinstallatie (gesproken woord) mét een commandomicrofoon nodig. Via de microfoon kunt u dan de scenario-specifieke informatie geven aan de mensen in het pand.
Variabel ontruimingssignaal
Als u op voorhand al verschillende ontruimingsscenario’s heeft uitgewerkt voor verschillende typen incidenten, dan kunt u er ook voor kiezen om per ontruimingsscenario een ander signaal of ander gesproken instructie te laten horen. Dit werkt alleen als de BHV-organisatie enorm goed is getraind en er stelselmatig ontruimingen worden geoefend. De medewerkers moeten nu immers goed weten welk signaal voor welk type ontruiming staat. Over het algemeen zien we dit alleen bij grote industriële organisaties die beschikken over een zeer professionele alarmorganisatie.
Ontruimingsalarminstallatie als omroepinstallatie of waarschuwingssignaal
Zoals we eerder al beschreven, moet er in sommige situaties juist níet worden ontruimd en moeten de mensen juist binnen blijven en wellicht de ramen sluiten. Bijvoorbeeld als er sprake is van een giftige gaswolk. In dat geval moet deze instructie ook worden gedeeld met de mensen in de organisatie. Het is niet logisch om hiervoor een ontruimingssignaal te gebruiken. Dat zou een averechts effect hebben. Wel kunt u de ontruimingsalarminstallatie nu gebruiken als omroepinstallatie en kunt u via de commandomicrofoon gesproken (maatwerk) instructies geven aan het personeel.
Automatische acties
Afhankelijk van het incident, moeten niet alleen de mensen worden gealarmeerd, maar moeten (gelijktijdig) ook de deuren in de vluchtroute opengaan. Of juist dicht als er sprake is van een schutter die nog buiten het pand is. Het aansturen van deuren, blusinstallaties, hulpverleners en het in gang zetten van een eventuele ontruiming kan (deels) geautomatiseerd worden, afhankelijk van de systemen waarmee u werkt. Via het eerdergenoemde Incident Response Management systeem NowForce bijvoorbeeld, kan alle beschikbare informatie worden verspreid naar melders, hulpverleners en het aanwezige personeel. Via de app kunnen ook (vlucht)instructies worden gegeven. En met één druk op de knop kunnen mensen aangeven dat ze veilig zijn, waardoor hulpverleners zich volledig kunnen richten op de mensen die op dat moment nog niet veilig zijn.
Werkt u met een PSIM oplossing, dan kunnen nog veel meer acties geautomatiseerd verlopen. U heeft dan de mogelijkheid om standaardprocedures en instructies in de software op te nemen in de vorm van dynamische stappenplannen. De stappenplannen kunnen zich aanpassen aan het tijdstip, de locatie van het incident of de wijze waarop de situatie zich ontwikkelt. Uw BHV-medewerkers of meldkamer operators zien de stappenplannen op hun dashboard en worden daarmee stap voor stap door een situatie geleid. Ook biedt de software voortdurend (actuele) relevante informatie die gebruikt kan worden om de juiste beslissingen te nemen. Hierdoor is er veel minder kans op menselijke (interpretatie)fouten en weet u zeker dat alle noodzakelijke handelingen/acties worden verricht en in de goede volgorde. Verder kan vanuit een PSIM alle informatie makkelijk worden gedeeld met anderen (zoals hulp- en dienstverleners uit de veiligheidsregio), zodat iedereen beschikt over dezelfde relevante informatie.
Door een Incident Response Management systeem te koppelen aan een PSIM kunt u bij incidenten de regie te houden en uw mensen op locatie adequaat informeren en indien gewenst, inzetten voor de juiste response en hulpverlening. Live camerabeelden van de smartphones van mensen op locatie worden nu automatisch weergeven in de centrale omgeving (meldkamer of control room bijvoorbeeld). Dankzij deze ‘eyes on the ground’ kunnen situaties beter worden ingeschat en kan hulpverlening gericht worden ingezet.
Tot slot
Ontruimen doe je niet zomaar; het is een zwaar middel dat de organisatie flink ontregelt. Mensen kunnen in paniek raken en (productie)processen vallen stil. Alleen als het echt nodig is, wordt er ontruimd en dan ook niet meer mensen, gebouwen of gebouwdelen dan noodzakelijk. Maar de ontruiming moet wel op de juiste wijze gebeuren. Hoe? Dan hangt af van het type incident, de locatie en de ernst. Voor grote, complexe organisaties waar meerdere typen incidenten mogelijk zijn, is scenarioafhankelijk of dynamisch ontruimen essentieel. Maar dan moet u uw beslissingen wel kunnen baseren op betrouwbare informatie over het incident. Afhankelijk van (de omvang van) uw organisatie kan de BHV-organisatie zelf informatie verzamelen over het incident of laat u dit over aan intelligente systemen.
Applicaties zoals NowForce en een PSIM leveren in dit verband veel nuttige stuurinformatie. Ook kunt u in deze systemen alle acties, besluitvorming en andere relevante informatie (zoals gesprekken, handelingen en camerabeelden) vastleggen. U heeft de mogelijkheid om na een incident te evalueren of de juiste acties zijn ondernomen en de lessons learned om te zetten naar nieuwe of aangepaste procedures en instructies. Deze informatie kan ook worden ingezet om het security bewustzijn in uw organisatie te verhogen.
Wilt u meer weten over NowForce of een PSIM?
Neem dan contact met ons op of vraag ons gratis whitepaper Situatiemanagement met PSIM aan!