Envoy2021-07-08T11:54:37+01:00

Visitor & workplace management

De mogelijkheden van dit platform gaan verder dan de geautomatiseerde ontvangst van uw bezoek. De oplossing biedt de unieke mogelijkheid om bezoekers, pakketleveringen, ruimtes en werkplekken te beheren vanuit een enkele omgeving. Als system integrator brengt Mactwin het platform bovendien op een niveau dat hoger ligt dan de som der delen. Hierdoor ontstaat een unieke propositie in de markt.

Door de integratie van Envoy in onze toegangscontrolesystemen, krijgt de term ‘gastvrij’ een nieuwe betekenis. Ons doel is om een zo efficiënt & intuïtief mogelijke service op de markt te zetten die past bij uw huidige manier van werken. Daarbij maakt het niet uit of uw organisatie werkt via het Google of Microsoft platform. Envoy biedt veiligheid, flexibiliteit en integraties met talloze systemen en producten. Uw wensen staan altijd centraal.

De Envoy app is een intuïtieve en moderne omgeving die de volledige functionaliteit van het platform biedt en waarin iedereen snel de weg vindt. Maar ook hierin bent u vrij om te kiezen. De visitormanagement toepassing hangt namelijk niet af van de app. Het is ook mogelijk om in Outlook of uw Gmail het type bezoeker te selecteren en uw bezoek uit te nodigen. Hierdoor kan uw organisatie gebruik maken van de oplossing op een manier die passend is aan de huidige manier van werken.

Het uitnodigen van bezoekers kan bijvoorbeeld via:

  • Web portaal
  • iOS/Android app
  • Outlook
  • Gmail

Door de krachtige template engine kan per type bezoeker een uitnodiging op maat worden gemaakt.

Ook de ontvangst kunt u volledig naar wens configureren, denk hierbij aan:

  • Een kiosk met eigen branding
  • ‘Touchless’ inchecken & verkrijgen van toegang;
  • Uw bezoekers ontvangen een eigen, unieke login voor het wifi netwerk dat alleen geldig is tijdens het bezoek;
  • Ongepland bezoek kan zich melden bij de kiosk;
  • De kiosk is modern en minimalistisch. Maar het is ook mogelijk om een op maat gemaakte zuil te bestellen met een geïntegreerde badge printer.

Geplande en aanwezige bezoekers beheert u vanuit het visitor dashboard.

Uw bestaande workflows bepalen hoe de oplossing wordt vormgegeven. In functionaliteit maakt het bijvoorbeeld geen verschil of uw organisatie gebruik maakt van het Google of het Microsoft ecosysteem van oplossingen. Als uw gast zich aanmeldt, kunt u via de onderstaande platformen een melding/bericht ontvangen. Ook kunt u Envoy-specifieke functies aanroepen vanuit apps als Teams of Slack zelf. Dit gaat verder dan een standaardintegratie.

Dankzij de krachtige dashboard functie in Envoy, beschikt u altijd over waardevolle informatie, zoals:

  • Kwetsbaarheden in de huidige security maatregelen;
  • Kansen voor het optimaliseren van uw bezoekers policies en sign-in procedure
  • Patronen in bezoekersverkeer waarop de vaste lasten afgestemd kunnen worden.

Het verschil tussen een vrijwel standalone digitale receptie en een visitor management oplossing zit met name in de flexibiliteit; het dynamisch kunnen toewijzen van op maat gemaakte workflows en het toepassen van extra security & safety features. Dit zijn features zoals:

Custom visitor badges

    • Met een custom badge kunt u snel visueel verifiëren of een bezoeker geautoriseerd is.
    • U biedt uw bezoekers een unieke end-to-end brand ervaring.

ID controle

    • Automatische controle van identiteitsbewijs door de kiosk. Bezoeker hoeft bij aankomst alleen nog maar zijn identiteitsbewijs te tonen aan de camera in de zuil. U kunt zelf instellen voor welke (groep) bezoekers dit nodig is. Bijvoorbeeld alleen voor de contractors.
    • Daarnaast kan nog steeds een handmatige ID-controle plaatsvinden voor het centrale overzicht.

Mactwin integreert Envoy in al zijn grotere enterprise toegangscontrolesystemen: AEOS, Genetec Synergis & Brivo Cloud Access. Hierdoor ontstaat een bijzonder gebruiksvriendelijke en complete management oplossing waarbij personeel en bezoek samen ondergebracht worden in een enkele omgeving . Wij configureren het systeem zodanig dat onderliggende processen automatisch verlopen; zonder tussenkomst van uw mensen. Dit bespaart u veel tijd en geld.

Mactwin biedt u in dit soort integratie- en implementatietrajecten altijd de begeleiding die u nodig heeft om te komen tot een efficiënte en betrouwbare eindoplossing.

  • Aanpasbare toegangsrechten voor bepaalde zones, afhankelijk van het type bezoeker. Wij adviseren u onder andere bij het definiëren van bezoekerstypes, risicofactoren en toegangszones.
  • Totaaloverzicht. Bezoekers worden automatisch in het toegangscontrolesysteem aangemaakt als entiteit. Hierdoor kunt u later in het logboek zien wie, waar en wanneer toegang heeft verkregen.
  • Automatisch beheer. De bezoeker krijgt automatisch een QR-code toegestuurd die slechts geldig is voor de geconfigureerde toegangszone en tijd van het bezoek. Zodra de bezoeker uitgecheckt is bij het bezoekerssysteem, worden automatisch de rechten ingetrokken.

En nog veel meer…

Unified platform met diverse management tools

Professioneel en geïntegreerd ruimtebeheer met moderne tablets (zoals bovenstaand) bij iedere vergaderruimte.

Met Envoy Desks gaat uw organisatie op moderne en gebruikersvriendelijke wijze mee met de tijd van flexibele werkplekken. De plekken kunnen zelf gekozen worden zo lang er nog ruimte is of ze kunnen automatisch worden toegewezen op basis van aanvraag en capaciteit.

Stel de maximale capaciteit in van uw werkomgeving. Door middel van de Protect Analytics krijgt u inzicht in de algemene bezetting. Het is mogelijk om op basis van de maximale bezetting en de automatische werkplekverdeling, de toegang te reguleren tot de verschillende kantooromgevingen.

Met Envoy Deliveries kunnen pakketjes bij de deur gescand worden. Dit kan via een kiosk of de unified app. Richt de camera simpelweg op het etiket en de app doet de rest. Door middel van character recognition weet Envoy precies voor wie de levering bedoeld is. Na een check op bestaande users in het systeem, ontvangt de juiste persoon een notificatie.

Ga naar de bovenkant