With an evacuation plan, you ensure that an evacuation proceeds in an organized manner; without panic and without casualties. However, an evacuation plan does not always guarantee that everything will go well. After all, it is a more or less static plan with fixed escape routes, while incidents often do not unfold as planned…
Of course, your organization has defined all possible risks on paper and developed different scenarios, including the best escape routes for those scenarios. The emergency response organization knows exactly what to do in these situations, and regular evacuation drills are conducted. For many organizations, this is sufficient. But where greater risks exist, such as working with chemicals, immense company premises, or the risk of a terrorist or activist attack, a different approach is often necessary.
If a toxic gas cloud hangs over your large industrial organization, it remains to be seen whether evacuation is necessary at all. Staying indoors may be safer under these circumstances. If you are dealing with an active shooter on your premises, people should definitely not go outside. They could end up right in the line of fire. If a visitor to your cinema becomes unwell in one of the halls, evacuating only that hall and minimizing the impact on the rest of the visitors may suffice.
These examples immediately demonstrate that responding to an incident requires a tailored approach; both for the response and the decision to evacuate and how. A dynamic evacuation, in other words. But how do you do that?
Gather reliable information
In order to make the right decisions, reliable information about the nature, location and severity of the incident is essential. The more accurate the information about the incident is, the more likely it is that your emergency response officers will make the right decisions. There are several ways to collect this information. Investigation by emergency response officers In buildings that are not too large, your own emergency response staff can investigate themselves after an incident report. They can then see exactly what is going on and where; They are situationally aware. Based on this information, they can now make the right decisions and set out corresponding actions. Stakeholders at incident location In addition, there are Incident Response Management systems, such as NowForce, that you can use to collect information. In an app, the reporter of the incident, the successors/emergency responders, the security personnel and the operators in a control room or crisis center can share all relevant information with each other. Based on the information collected in this way, possibly in combination with live images from security cameras, your emergency response or crisis organization can make the right decisions. PSIM – Physical Security Information Management software Furthermore, you can use the available information from the security and business systems. Especially if you have PSIM software (Physical Security Information Management), this will provide very reliable information. A PSIM collects, filters and interprets data from all these systems and databases and presents you with only the information (at that time) and relevant to the incident. This gives you a good idea of the situation on site and prevents an overkill of information.
Van informatie naar actie
Zodra u beschikt over voldoende (relevante en betrouwbare) informatie over het incident (ernst, locatie, ontwikkeling), kunt u beslissen of een geheel of gedeeltelijke ontruiming nodig is of dat er andere maatregelen moeten worden getroffen. Dit los van de benodigde opvolging door hulpdiensten. Afhankelijk van de incidenten die u kunt verwachten, richt u uw alarmorganisatie in en schaft u systemen aan waarmee u de mensen in uw organisatie kunt instrueren bij een incident. Afhankelijk van het gekozen systeem, kunnen uw mensen worden gewaarschuwd met een ontruimingssignaal of via een gesproken instructie. Zie hieronder de verschillende mogelijkheden.
Ontruimingssignaal voor standaardontruiming
Als u een standaardontruiming in gang wilt zetten (en dus alle mensen het pand uit wilt hebben via de bekende vluchtwegen), dan is het voor de hand liggend om dit te doen met het standaard ontruimingssignaal vanuit de ontruimingsalarminstallatie.
Ontruimingssignaal aangevuld met gesproken instructies
Verwacht u dat er aanvullende, flexibele instructies nodig zijn, bijvoorbeeld omdat een bepaalde vluchtweg niet beschikbaar is, is een Type A ontruimingsinstallatie (gesproken woord) mét een commandomicrofoon nodig. Via de microfoon kunt u dan de scenario-specifieke informatie geven aan de mensen in het pand.
Variabel ontruimingssignaal
Als u op voorhand al verschillende ontruimingsscenario’s heeft uitgewerkt voor verschillende typen incidenten, dan kunt u er ook voor kiezen om per ontruimingsscenario een ander signaal of ander gesproken instructie te laten horen. Dit werkt alleen als de BHV-organisatie enorm goed is getraind en er stelselmatig ontruimingen worden geoefend. De medewerkers moeten nu immers goed weten welk signaal voor welk type ontruiming staat. Over het algemeen zien we dit alleen bij grote industriële organisaties die beschikken over een zeer professionele alarmorganisatie.
Ontruimingsalarminstallatie als omroepinstallatie of waarschuwingssignaal
Zoals we eerder al beschreven, moet er in sommige situaties juist níet worden ontruimd en moeten de mensen juist binnen blijven en wellicht de ramen sluiten. Bijvoorbeeld als er sprake is van een giftige gaswolk. In dat geval moet deze instructie ook worden gedeeld met de mensen in de organisatie. Het is niet logisch om hiervoor een ontruimingssignaal te gebruiken. Dat zou een averechts effect hebben. Wel kunt u de ontruimingsalarminstallatie nu gebruiken als omroepinstallatie en kunt u via de commandomicrofoon gesproken (maatwerk) instructies geven aan het personeel.
Automatische acties
Afhankelijk van het incident, moeten niet alleen de mensen worden gealarmeerd, maar moeten (gelijktijdig) ook de deuren in de vluchtroute opengaan. Of juist dicht als er sprake is van een schutter die nog buiten het pand is. Het aansturen van deuren, blusinstallaties, hulpverleners en het in gang zetten van een eventuele ontruiming kan (deels) geautomatiseerd worden, afhankelijk van de systemen waarmee u werkt. Via het eerdergenoemde Incident Response Management systeem NowForce bijvoorbeeld, kan alle beschikbare informatie worden verspreid naar melders, hulpverleners en het aanwezige personeel. Via de app kunnen ook (vlucht)instructies worden gegeven. En met één druk op de knop kunnen mensen aangeven dat ze veilig zijn, waardoor hulpverleners zich volledig kunnen richten op de mensen die op dat moment nog niet veilig zijn.
Werkt u met een PSIM oplossing, dan kunnen nog veel meer acties geautomatiseerd verlopen. U heeft dan de mogelijkheid om standaardprocedures en instructies in de software op te nemen in de vorm van dynamische stappenplannen. De stappenplannen kunnen zich aanpassen aan het tijdstip, de locatie van het incident of de wijze waarop de situatie zich ontwikkelt. Uw BHV-medewerkers of meldkamer operators zien de stappenplannen op hun dashboard en worden daarmee stap voor stap door een situatie geleid. Ook biedt de software voortdurend (actuele) relevante informatie die gebruikt kan worden om de juiste beslissingen te nemen. Hierdoor is er veel minder kans op menselijke (interpretatie)fouten en weet u zeker dat alle noodzakelijke handelingen/acties worden verricht en in de goede volgorde. Verder kan vanuit een PSIM alle informatie makkelijk worden gedeeld met anderen (zoals hulp- en dienstverleners uit de veiligheidsregio), zodat iedereen beschikt over dezelfde relevante informatie.
Door een Incident Response Management systeem te koppelen aan een PSIM kunt u bij incidenten de regie te houden en uw mensen op locatie adequaat informeren en indien gewenst, inzetten voor de juiste response en hulpverlening. Live camerabeelden van de smartphones van mensen op locatie worden nu automatisch weergeven in de centrale omgeving (meldkamer of control room bijvoorbeeld). Dankzij deze ‘eyes on the ground’ kunnen situaties beter worden ingeschat en kan hulpverlening gericht worden ingezet.
Tot slot
Ontruimen doe je niet zomaar; het is een zwaar middel dat de organisatie flink ontregelt. Mensen kunnen in paniek raken en (productie)processen vallen stil. Alleen als het echt nodig is, wordt er ontruimd en dan ook niet meer mensen, gebouwen of gebouwdelen dan noodzakelijk. Maar de ontruiming moet wel op de juiste wijze gebeuren. Hoe? Dan hangt af van het type incident, de locatie en de ernst. Voor grote, complexe organisaties waar meerdere typen incidenten mogelijk zijn, is scenarioafhankelijk of dynamisch ontruimen essentieel. Maar dan moet u uw beslissingen wel kunnen baseren op betrouwbare informatie over het incident. Afhankelijk van (de omvang van) uw organisatie kan de BHV-organisatie zelf informatie verzamelen over het incident of laat u dit over aan intelligente systemen.
Applicaties zoals NowForce en een PSIM leveren in dit verband veel nuttige stuurinformatie. Ook kunt u in deze systemen alle acties, besluitvorming en andere relevante informatie (zoals gesprekken, handelingen en camerabeelden) vastleggen. U heeft de mogelijkheid om na een incident te evalueren of de juiste acties zijn ondernomen en de lessons learned om te zetten naar nieuwe of aangepaste procedures en instructies. Deze informatie kan ook worden ingezet om het security bewustzijn in uw organisatie te verhogen.
Wilt u meer weten over NowForce of een PSIM?
Neem dan contact met ons op of vraag ons gratis whitepaper Situatiemanagement met PSIM aan!